Warum eine Mitarbeiter Feedback App nicht alle Probleme lösen kann und wie sie dennoch zum Erfolg wird

von Franziska Mann

An vielen Stellen wird momentan in Unternehmen der Ruf nach einer Mitarbeiter Feedback App laut und dieser noch relativ junge Trend nimmt somit immer weiter an Fahrt auf.

Wir haben bei HRinstruments ebenfalls eine Mitarbeiter Feedback App in unserer Toolbox, in der diverse Feedbackformate wie Instant Feedback, Pulsbefragungen oder Mitarbeiterbefragungen möglich sind. Wir sind überzeugt von den Potenzialen, die eine solche App birgt. So sind Mitarbeiter mit einer solchen Mitarbeiter Feedback App nicht mehr an den Arbeitsplatz und an einen Rechnerzugang gebunden, sondern können jederzeit von einem beliebigen Ort aus Feedback geben und empfangen, wodurch Feedback besonders niedrigschwellig wird. Zudem ist eine Mitarbeiter Feedback App branchenunabhängig einsetzbar, da auch diejenigen Mitarbeiter erreicht werden, die über keinen eigenen Rechnerzugang verfügen.

Herausforderungen bei einer Mitarbeiter Feedback App

Uns fällt jedoch zunehmend auf, dass auf Unternehmensseite immer mehr Hoffnungen mit einer Mitarbeiter Feedback App verbunden werden, welche nicht immer alleine durch die Einführung einer solchen App erfüllt werden können. Wir möchten daher mit diesem Beitrag einen kritischen und möglichst realistischen Blick auf die Potenziale und Grenzen einer solchen Mitarbeiter Feedback App werfen.

Uns liegt dieses Thema insbesondere deshalb am Herzen, weil die Veränderung der Feedbackkultur innerhalb einer Organisation immer ein komplexer Prozess der Kulturentwicklung als Ganzes ist. Die Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren für Veränderungsprozesse der Unternehmenskultur haben sich in den letzten Jahren auch durch neue Technologien nicht verändert, selbst wenn das heutzutage an einigen Stellen vergessen wird. Zahlreiche Erkenntnisse aus der Wirtschaftspsychologie und aus den Kulturwissenschaften können dabei berücksichtigt werden – und diese haben in Zeiten der Digitalisierung und der Agilität eher an Relevanz gewonnen als verloren. Alleine die umfassende Perspektive von Edgar Schein auf Unternehmenskultur und Organisationsentwicklung liefert viele Impulse.

Im Folgenden gehen wir auf drei zentrale Herausforderungen bei der Einführung einer Mitarbeiter Feedback App ein und geben Tipps, wie das große Potenzial einer solchen App möglichst optimal ausgeschöpft werden kann.

1. Herausforderung: Alle Mitarbeiter müssen erreicht werden 

In den letzten Monaten beobachten wir immer häufiger, dass mit der Einführung einer neuen App oder eines neuen Tools wie Instant Feedback die Erwartung einhergeht, dass sich alleine dadurch die Feedbackkultur in der ganzen Organisation schlagartig verändert. Die Erfahrungen der letzten Jahre in Bezug auf traditionelle Feedbackinstrumente wie Führungskräftefeedback oder 360° Feedback legen allerdings einen anderen Schluss nahe: Feedbackangebote werden oftmals von genau denjenigen Mitarbeitern und Führungskräften genutzt, die bereits relativ reflektiert und offen sind.

Die Hürde, alle Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen „mitzunehmen“ und für neue Tools zu begeistern, muss folglich jedes Feedbackinstrument meistern – egal ob innovativ und digital oder traditionell und papierbasiert. Gerade für langjährige Mitarbeiter ist die Verwendung moderner Technologien oftmals mit Unsicherheit und Ängsten verbunden. Die Einführung einer Mitarbeiter Feedback App kann daher bei manchen Mitarbeitern sogar Reaktanz gegenüber Feedback hervorrufen. Umso mehr muss jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft genau dort abgeholt werden, wo er oder sie im Moment steht. Es braucht neben einer Softwarelösung also auch umfangreiche Erfahrung in Veränderungsprozessen.

Unsere Tipps:

  • Beziehen Sie alle Mitarbeiter und Führungskräfte ein. Schenken sie denjenigen besondere Beachtung, die der Einführung neuer Technologien eher skeptisch und zurückhaltend gegenüberstehen.
  • Denken Sie an die verfügbaren technischen Möglichkeiten. Gerade bei gewerblichen Arbeitnehmern kann eine Bring-your-own-Device Policy zur Nutzung privater Endgeräte eine wichtige Voraussetzung sein.
  • Identifizieren Sie Multiplikatoren. Diese Netzwerker innerhalb Ihrer Organisation können den anderen Mitarbeitern und Führungskräften als positives Vorbild dienen, um Ängste abzubauen und Vertrauen zu schaffen.

2. Herausforderung: Alle Beteiligten benötigen Feedbackkompetenz

Wer sich dem Feedback anderer stellt und dieses ernst nimmt, muss sich öffnen und sich selbst kritisch hinterfragen. Dieser Prozess erfordert ein hohes Maß an Offenheit sowie hohe Feedbackkompetenz seitens der Feedbackgeber und -empfänger.

Dementsprechend wird eine Mitarbeiter Feedback App nur dann einen Unterschied machen, wenn parallel eine systematische Qualifizierung und Begleitung aller Mitarbeiter und Führungskräfte erfolgt. Mit einigen wenigen essenziellen Feedbackregeln, die jeder Mitarbeiter in Form von Kurzworkshops, Webinaren oder modernen Kommunikationsformaten erlernen kann, steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit bei der Einführung einer Mitarbeiter Feedback App deutlich. Der gemeinsame Nenner all dieser Formate ist die Sensibilisierung und Qualifizierung zum Umgang mit Feedback – vom Geben von Feedback bis hin zum Annehmen sowohl positiver als auch konstruktiver Rückmeldungen.

Unsere Tipps:

  • Qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte. Begleiten Sie alle Beteiligten systematisch, z.B. mithilfe von Webinaren oder umfangreichen Kommunikationskamapagnen.
  • Verknüpfen Sie die App mit Präsenzformaten. Digitales Feedback muss immer auch analog, z.B. in Workshops oder Fokusgruppen aufgegriffen und zum Leben erweckt werden.
  • Integrieren Sie eine Mitarbeiter Feedback App systematisch in bestehende Prozesse. Von Maßnahmen zur Führungskräfteentwicklung bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter sollte ein Bezug hergestellt werden.

3. Herausforderung: Es braucht umgreifende Veränderungs- und Folgeprozesse

Der Einfluss von Macht und Politik auf das Verhalten von Mitarbeitern und Führungskräften in Organisationen darf nicht unterschätzt werden. Die Einführung einer Mitarbeiter Feedback App oder eines anderen Tools ändert erst einmal nichts an der vorliegenden Organisationsstruktur und den damit verbundenen menschlichen Dynamiken.

Auch wird an vielen Stellen über Partizipation und Wertschätzung gesprochen und beinahe jedes Unternehmen schreibt sich diese Begriffe auf die Fahne. Vom demokratischen Unternehmen bis hin zu Holocracy als alternativ organisiertes Unternehmen sind die Diskussionen vielschichtig und inspirierend, doch die Innenperspektive sieht in vielen Firmen oftmals noch anders aus. Dementsprechend ist eine neue Denkweise und Grundhaltung bei allen Angehörigen einer Organisation erforderlich, damit Partizipation und Wertschätzung tatsächlich bei allen Mitarbeitern ankommen können.

Eine Mitarbeiter Feedback App alleine kann keine Hierarchien auflösen und Strukturen verändern. Erst wenn neben der Einführung neuer Feedbackprozesse auch die Organisationsstruktur, Karrieremodelle und Prozesse im Bereich Compensation & Benefits hinterfragt und verändert werden, wird sich tatsächlich ein umfassender Wandel einstellen. Dieser Wandel kann durch eine Mitarbeiter Feedback App systematisch und langfristig unterstützt werden, denn Feedback hat immer das Ziel, blinde Flecken zu identifizieren und tatsächliche Veränderungen und somit wirksame Folgeprozesse anzustoßen. Eine Mitarbeiter Feedback App stellt also einen wichtigen Baustein eines größeren Transformationsprozesses dar, wenn sie mit einer klaren Zielsetzung eingeführt, systematisch in andere Entwicklungs- und Qualifizierungsprogramme integriert und mit Präsenzformaten verknüpft wird. Dann kann sie auch dabei helfen, das vorhandene Mindset im Unternehmen zu verändern.

Unsere Tipps:

  • Streben Sie einen tiefgreifenden Veränderungsprozess an. Eine Kulturveränderung und eine Veränderung der Grundhaltung bei Ihren Mitarbeitern und Führungskräften erfordert einen ernsthaften Veränderungsprozess.
  • Definieren Sie ihre Ziele genau. Die Einführung einer Mitarbeiter Feedback App darf kein Selbstzweck sein, sondern die damit angestrebten Ziele müssen sowohl in Abgrenzung zu als auch in Verknüpfung mit anderen Prozessen und Maßnahmen genau definiert werden.
  • Betten Sie die App in bestehende Prozesse ein. Achten Sie auf eine systematische Integration in andere Entwicklungs- und Qualifizierungsprogramme, damit keine Insellösungen entstehen.

Unser Fazit zur Mitarbeiter Feedback App

Da die Einführung einer Mitarbeiter Feedback App neben vielen Potenzialen auch zahlreiche Herausforderungen mit sich bringt, plädieren wir für einen realistischen Blick auf dieses Tool. Es handelt sich dabei sicherlich nicht um die Lösung aller Probleme, die in den letzten Jahrzehnten in Unternehmen entstanden sind. Dennoch leistet sie bei entsprechender Einbettung in einen umfassenderen Veränderungsprozess einen großen Beitrag zur Transformation Ihrer Organisationen.

Das Vorleben durch Multiplikatoren, die Einbettung in bestehende Programme und die Individualisierung anhand der Historie und Kultur der jeweiligen Firma sind dabei zentrale Erfolgsfaktoren, die nicht vergessen werden dürfen. 

Wir sind davon überzeugt, dass Mitarbeiter Feedback Apps in Unternehmen zukünftig zu entscheidenden Führungs- und Entwicklungsinstrumenten werden, weil sie eine von vielen Stellschrauben im Rahmen der Veränderung von Unternehmenskulturen in Zeiten der Digitalisierung und der Agilität sind.

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Über den Autor

Franziska Mann

Franziska Mann arbeitet seit ihrem Bachelorabschluss in Psychologie in der Produktentwicklung und im Marketing bei HRinstruments. Dabei fasziniert sie besonders die Kombination aus Psychologie und Technologie und wie sich diese beiden Spannungsfelder miteinander verbinden lassen. Zu ihren Aufgaben gehört u.A. die Betreuung von Kundenprojekten, die Weiterentwicklung von Feedbackinstrumenten, das Verfassen von Publikationen rund um das Thema Digitalisierung & HR sowie die Vertretung des Unternehmens auf Veranstaltungen. Nebenbei absolviert Franziska Mann ihr Masterstudium in Wirtschafts-, Organisations- und Sozialpsychologie an der Ludwig-Maximilians-Universität München, wobei sie einen besonderen Schwerpunkt auf den Bereich Arbeits- und Organisationspsychologie legt.

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