Virtuelle Zusammenarbeit und virtuelle Kaffeeküchen

Mittlerweile regieren sogar Angela Merkel und Boris Johnson, quarantänebedingt, aus dem Homeoffice und auch viele normale Menschen bleiben davon nicht verschont. Es sollte jedem bewusst sein, dass sich die Arbeitswelt gerade nachhaltig verändert und vor nahezu niemandem stopp macht. Doch was hat virtuelle Zusammenarbeit mit virtuellen Kaffeeküchen zu tun?

Mit dem verstärkten Einsatz von Homeoffice und Remote Work gehen verschiedene Vor- und Nachteile einher. Zum Beispiel zeigt die bisherige Forschung einen Anstieg der Zufriedenheit durch erhöhte Autonomie bei Mitarbeitern im Homeoffice, um einen Vorteil zu nennen. Mehr dazu lesen Sie in unserem ersten Artikel aus der Reihe “Corona Spezial”.

Durch die aktuelle Situation und die häufig sprunghafte Umstellung auf flächendeckende Homeoffice-Lösungen entstehen jedoch neue Herausforderungen, sowohl für die Mitarbeitenden im Homeoffice, als auch für diejenigen, die weiterhin ins Büro fahren müssen. Über die anfänglichen technischen Schwierigkeiten wie Dateizugriff, Remotenutzung spezieller Software und die Nutzung verschiedener Video-Conferencing-Tools sind die meisten Firmen mittlerweile hoffentlich hinweg.

Jetzt kommen deshalb viele zu der wirklich wichtigen Frage: Wie können wir virtuelle Zusammenarbeit im Homeoffice und bei Remote Work erfolgreich gestalten?

So unterstützt eine alternative Kaffeeküche Ihre virtuelle Zusammenarbeit

Vieles an informeller Kommunikation, wie wir sie üblicherweise in der Kaffeeküche oder beim gemeinsamen Mittagessen austauschen, fällt im Homeoffice erstmal weg. Die ersten Tage erscheint es uns vielleicht sogar verlockend, endlich mal seine Ruhe zu haben. Doch letztlich sind wir alle soziale Wesen und brauchen zwischenmenschliche Interaktion – gerade auch auf informeller Ebene. Das wirkt sich auch direkt auf die Unterstützung von Führungskräften aus: Es ist in Präsenz viel leichter, intuitiv und non-verbal zu spüren, welche Mitarbeitenden gerade Aufmerksamkeit oder Unterstützung benötigen. Gerade diese Aspekte spielen für viele Mitarbeitende während der Covid-19 Pandemie eine noch größere Rolle. Die Mitarbeitenden benötigen also gerade im Homeoffice und bei Remote Work passende Formate.

Um hier entgegenzuwirken ist es sinnvoll, dass eine Führungskraft am Anfang von Meetings einige Minuten auf einzelne Mitarbeitende eingehen. Genauso ist es empfehlenswert, ab und zu einfach mal im Chat zu fragen, ob gerade offene Themen vorliegen. Jeder fühlt sich dadurch gesehen und kann individuelle Themen einwerfen. Informelle Meetings bieten sich an, damit Alternativen für die echte Kaffeeküche und Mittagspause während der virtuellen Zusammenarbeit entstehen. Ein morgendliches virtuelles Morning-Meeting im Stil eines Standups ist hier ein guter Ansatz: Ein kurzer persönlicher Austausch gefolgt von einer Schilderung der anstehenden Aufgaben und Herausforderungen des Tages macht transparent, wer woran arbeitet.

Seit Anfang unseres “Corona Homeoffice” setzten wir bei HRinstruments unter anderem auf eine gemeinsame virtuelle Kaffeepause nach dem Mittagsessen. Dabei wird größtenteils über private und andere Themen gesprochen. Auch gemeinsame virtuelle Mittagessen oder virtuelles Teamkochen sind Alternativen mit informellen Kommunikationspunkten. Diese sorgen dafür, dass wir den Zusammenhalt aufrechterhalten und dass Kommunikation nicht nur sachlich und arbeitsbezogen erfolgt.

Virtuelle Zusammenarbeit gelingt mit konsequenter Dokumentation und kontinuierlichem Feedback

Mal eben den Kollegen oder die Kollegin fragen kann je nach Homeoffice-Konstellation sehr schwierig sein. Zusätzlich wird dies – gerade aktuell – oftmals durch die private Situation im Homeoffice und bei Remote Work erschwert. Kinder, die betreut werden müssen, oder gemeinsame Aktivitäten mit einem Partner, der auch im Homeoffice ist, können die eigenen Arbeits- und Verfügbarkeitszeiten verschieben. Hierdurch wird konsequente Dokumentation wichtiger als jemals zuvor. Wenn Sie asynchron arbeiten und kommunizieren, dann müssen Sie Informationen jederzeit abrufbar verfügbar machen. Neben rein inhaltlicher Dokumentation sollten Sie daher auch wichtige Entscheidungen oder Informationen immer transparent und auf mehreren Kanälen kommunizieren. Hierdurch wird vermieden, dass einzelne Mitarbeiter Neuigkeiten verpassen, die sie sonst über den Flurfunk erfahren hätten. Gleichzeitig ist es wichtig, dass nicht zu viele Kanäle gleichzeitig benutzt werden, um die Mitarbeitende nicht zu überfordern. Daher sollte klar kommuniziert werden, wo die Mitarbeitenden welche Informationen finden.

Wenn beiläufiges und informelles Feedback geben und bekommen durch die erschwerte informelle Kommunikation seltener wird, dann sollten Sie auch hier neue Wege gehen. Eine starke und offene Feedbackkultur erwacht hierdurch erst richtig zum Leben. Gerade für virtuelle Zusammenarbeit ist das von großer Bedeutung. Inhaltlich können Sie sich natürlich auf die zwischenmenschliche Ebene inklusive dem Umgang mit der aktuellen Situation beziehen. Genauso bieten sich fachliche und aufgabenbezogene Schwerpunkte an. Methodisch sind virtuelle 1-on-1s und das offene Loben guter Arbeit sinnvoll. Erprobte Tools wie unser Instant Feedback können Sie dabei unterstützten. Neben diesen Möglichkeiten auf Mitarbeitenden- und Teamebene, ist es besonders in Zeiten wie diesen ratsam mit Pulsbefragungen schnelle Stimmungsbilder auf der Organisationsebene einzuholen. So können Sie frühzeitig Problemfelder identifizieren und kurzfristig und unbürokratisch darauf reagieren.

Virtuelle Zusammenarbeit als Herausforderung für jeden Einzelnen und für das gesamte Team

Zweifellos ist virtuelle Zusammenarbeit eine Herausforderung für jeden Einzelnen von uns. Doch mit einer Portion Eigenverantwort und Proaktivität kann jeder von uns aktiv zum Erfolg beitragen. Und mit den oben erwähnten Formaten und Prozessen gelingt die virtuelle Zusammenarbeit auch auf Team- und Organisationsebene noch besser.

In unserem nächsten Beitrag dieser Reihe “Corona Spezial” beschäftigen wir uns mit Führung. Schließlich ist Führung aus der Distanz oder virtuelle Führung eine besondere Herausforderung. Wie gelingt es Führungskräften, Mitarbeitende im Homeoffice und bei Remote Work erfolgreich zu führen?

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