- Was ist eine Exit-Befragung?
- Was gilt es bei Exit Surveys zu beachten?
- Wie werden Exit-Befragungen umgesetzt?
- Exit-Befragung vs. Exit-Gespräch
- Learnings für Ihre Exit-Befragung
Der Verlust von Mitarbeitenden wirkt oft wie ein Rückschlag: Recruiting ist kostspielig, und das Onboarding neuer Talente erfordert viel Zeit. Doch jede Kündigung eröffnet auch eine wertvolle Möglichkeit: die Chance, wichtige Erkenntnisse für die Unternehmensentwicklung zu gewinnen. Die Austrittsphase, die letzte Station des Employee Life Cycle, bietet Unternehmen einen klaren Blick zurück: Was lief gut? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Besonders in Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Fluktuation können Exit-Befragungen dabei helfen, nicht nur zu lernen, sondern auch langfristig besser zu werden.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- warum Exit-Befragungen wertvoll sind und welche Erkenntnisse sie liefern können,
- worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten,
- und wie sich Exit-Gespräche als Ergänzung zur Befragung sinnvoll einsetzen lassen.
Was ist eine Exit-Befragung?
Sehen wir uns das Feedbackformat Exit-Befragung also genauer an.
Eine Exit Survey ist eine strukturierte Befragung, die ausscheidenden Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, anonym ihre Erfahrungen und Eindrücke zu teilen. Typischerweise fragt sie nach:
- Kündigungsgründen: Warum verlässt die Person das Unternehmen? Sind es interne Faktoren wie Führung, Gehalt, oder externe wie neue Karriereperspektiven?
- Arbeitsauslastung und Zufriedenheit: Wie empfand die Person die Work-Life-Balance, Arbeitsbedingungen und Teamdynamik?
- Verbesserungsvorschlägen: Welche Wünsche hätten den Verbleib begünstigt?
- Boomerangs: Könnte sich die Person vorstellen in Zukunft zurückzukehren
Solche Umfragen generieren wertvolle Daten, die der perfekte Anreiz für weiterführende, tiefgehende Analysen darstellen. Damit wird nicht nur klar, warum Talente gehen, sondern auch, wie man ähnliche Abgänge in Zukunft vermeidet.
Was gilt es bei Exit Surveys zu beachten?
Der Erfolg einer Exit Survey hängt von ein paar entscheidenden Faktoren ab:

Anonymität wahren: Viele Mitarbeitende sind nur bereit, offen Feedback zu geben, wenn sie sicher sind, dass ihre Antworten vertraulich behandelt werden.
Klare Struktur und Prägnanz: Lange oder unklare Fragen schrecken ab. Wenige, aber gezielte Fragen führen zu den besten Erkenntnissen.
Einfache Zugänglichkeit: Die Umsetzung, mit einem digitalen Feedback Tool, erhöht die Teilnahmebereitschaft.
Durchdachter Prozess: Ein guter Prozess ist wichtig, damit Sie auch mit den Daten arbeiten können. Also z.B., wenn Sie pro Monat nur 2 Austritte habe und die Befragung monatlich durchführen, können Sie nie anonym auswerten. Oder wenn die Einladung erst eine Woche vor Austritt versendet wird, wird die Antwortquote eher niedrig ausfallen.
Welche Rollen spielen Boomerangs?

Boomerangs – also ehemalige Mitarbeitende, die zu einem Unternehmen zurückkehren – sind längst keine Seltenheit mehr. Eine durchdachte Exit-Befragung kann dabei helfen, die Tür offen zu halten. Wer wertschätzend und professionell mit scheidenden Mitarbeitenden umgeht, legt den Grundstein für eine Rückkehr. Wenn Ehemalige wissen, dass ihr Feedback ernst genommen wurde, wird der Wiedereinstieg deutlich attraktiver.
Sie können ihre Boomerangs z.B. in eine Alumni-Gruppe einladen, um in Kontakt zu bleiben.
Wie werden Exit-Befragungen umgesetzt?
Wer sind die Teilnehmenden?
Zunächst muss definiert werden, welche Mitarbeitenden zur Exit-Befragung eingeladen werden. In der Regel richtet sich die Einladung an alle Mitarbeitenden, die das Unternehmen freiwillig verlassen haben. Die Einladungen sollten in regelmäßigen Zyklen – zum Beispiel monatlich – versendet werden, um eine kontinuierliche Sammlung von Feedback zu gewährleisten und keine wichtigen Daten zu verpassen.
Inhalte einer Exit-Befragung: Was sollte abgefragt werden?
Die Inhalte einer Exit-Befragung können je nach Unternehmen und Zielsetzung variieren. Zu den häufigen Themen gehören die Gründe für den Austritt sowie die allgemeine Zufriedenheit mit dem Unternehmen. Auch Bereiche wie Arbeitsklima, Führung oder Entwicklungsmöglichkeiten können thematisiert werden.
Ein zusätzlicher Abschnitt für offene Anmerkungen ermöglicht den scheidenden Mitarbeitenden, individuelle Rückmeldungen zu geben, die durch standardisierte Fragen möglicherweise nicht abgedeckt werden.
Die richtige Fragenstellung
Eine präzise und durchdachte Fragenstellung ist entscheidend, um verwertbare Erkenntnisse aus einer Exit-Befragung zu gewinnen. Nehmen wir das Thema „Gründe für den Austritt“ als Beispiel: Eine generische Frage wie „Was war der Grund für Ihren Austritt?“ reicht nicht aus, um wertvolle Schlüsse zu ziehen. Stattdessen sollten die Fragen klar formuliert und differenziert gestaltet sein.
Lassen Sie die Befragten beispielsweise vorab definierte Faktoren – wie Vergütung, Arbeitsweg oder Weiterentwicklungsmöglichkeiten – nach ihrer Relevanz gewichten. Ergänzend dazu sind indirekte Fragen sinnvoll, um auf tieferliegende Ursachen zu schließen. So könnte etwa die Frage „Wie zufrieden waren Sie mit Ihrer Führungskraft?“ Hinweise auf Führungsstil und Unternehmenskultur geben, die möglicherweise zum Austritt beigetragen haben. Eine durchdachte Mischung aus direkten und indirekten Fragen liefert die besten Ergebnisse.
Auswertung der Exit-Befragung: Datenschutz und Transparenz im Fokus
Die Auswertung der Exit-Befragung erfordert besondere Sorgfalt, insbesondere beim Thema Datenschutz. Um das Vertrauen der Teilnehmenden zu sichern, ist es wichtig, von Anfang an transparent zu kommunizieren, wie die Daten verwendet werden und wie deren Schutz gewährleistet wird. Dies umfasst auch die Einbindung von Arbeitnehmervertretungen wie dem Betriebs- oder Personalrat, um eine breite Akzeptanz für das Projekt sicherzustellen.
Ein zentraler Punkt ist, dass die Antworten anonym bleiben und keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind – auch nicht indirekt über den Zeitpunkt der Teilnahme.
Ein Beispiel: Werden die Daten monatlich ausgewertet, muss eine Mindestteilnehmerzahl von drei Personen pro Monat gewährleistet sein, damit Anonymität gewahrt bleibt. Diese Maßnahmen sorgen für einen sicheren Umgang mit sensiblen Daten und fördern die Bereitschaft, ehrlich und offen an der Befragung teilzunehmen.
Technische Umsetzung einer Exit-Befragung
Eine durchdachte technische Umsetzung sorgt dafür, dass Exit-Befragungen reibungslos ablaufen und verlässliche Ergebnisse liefern. Hier sind wesentliche Schritte, die sich bei unseren Kunden bewährt haben:
Schritt 1: Regelmäßige Aktualisierung der Organisationsdaten
Über eine Schnittstelle zum Personaldaten-Management-System sollten die Organisationsdaten, wie z. B. Abteilungen oder Austrittsdaten, regelmäßig aktualisiert werden, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Schritt: Zielgruppendefinition
Legen Sie eine klare Zielgruppe fest, die automatisch ermittelt, welche Mitarbeitenden zur Befragung eingeladen werden sollen. So wird sichergestellt, dass nur relevante Personen einbezogen werden, z.B. Mitarbeitende die freiwillig in den nächsten zwei Monaten austreten.
Schritt 2: Automatische Einladung
Sobald eine Person in die Zielgruppe fällt, wird sie automatisch zur Befragung eingeladen. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Schritt 3: Erinnerungsfunktion
Eine automatische Erinnerungsfunktion stellt sicher, dass die Teilnehmenden einige Tage nach der Einladung erneut an die Befragung erinnert werden. Der Zeitpunkt kann flexibel festgelegt werden, etwa 5 Tage nach dem ursprünglichen Einladungsdatum.
Schritt 3: Langer Befragungszeitraum und Datenschutz
Um die Anonymität der Teilnehmenden zu gewährleisten, sollte der Befragungszeitraum großzügig gestaltet sein, etwa mit halbjährlicher oder jährlicher Auswertung. Dadurch können einzelne Antworten nicht auf bestimmte Personen zurückgeführt werden.
Diese technischen Maßnahmen gewährleisten eine effiziente Durchführung und einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten.
Exit-Gespräch vs. Exit-Befragung: Unterschiede und Vorteile
Exit-Gespräche und Exit-Befragungen verfolgen das gleiche Ziel – Erkenntnisse aus der Austrittsphase zu gewinnen – unterscheiden sich jedoch in ihrer Herangehensweise und ihren Stärken:
Exit-Gespräch | Exit-Befragung |
Persönliches Gespräch Ein Exit-Gespräch findet im direkten Austausch statt und ermöglicht individuelle, persönliche Rückmeldungen. | Anonyme Befragung Eine Exit-Befragung hingegen erfolgt anonym und schafft so eine höhere Bereitschaft, ehrlich über sensible Themen zu sprechen. |
Fokus auf Einzelfälle Exit-Gespräch liefert wertvolle Einblicke in Einzelfälle. | Fokus auf Unternehmensebene Eine Befragung ist besonders geeignet, um große Datenmengen systematisch auszuwerten. Dies erleichtert es, Trends und Muster auf Unternehmensebene zu erkennen. |
Lokale Veränderung Gespräche bieten sich an, um spezifische, lokale Probleme zu identifizieren und gezielt anzugehen. | Globale Veränderung Befragungen hingegen sind ideal für größere Unternehmen, um globale Herausforderungen und Verbesserungspotenziale zu analysieren. |
Die perfekte Kombination aus Exit-Gespräch und Exit-Befragung
Beide Formate haben Stärken: Das Gespräch eignet sich, um lokale Probleme in einem Team oder Standort aufzudecken. Die Befragung hingegen ermöglicht eine globale Perspektive und deckt Muster auf.
Daher lohnt sich eine Kombination – idealerweise ergänzt die systematische Datenerhebung das persönliche Gespräch.
Learnings für Ihre Exit-Befragung
Gut durchgeführte Exit-Befragungen liefern den entscheidenden Input, um Fluktuation zu senken. Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiterbindung zu stärken – sei es durch bessere Führung, attraktivere Benefits oder optimierte Prozesse. Jede Datenanalyse führt ein Stück näher zur Lösung: Wie bleiben Talente langfristig im Unternehmen?
Warten Sie nicht, bis Ihre Mitarbeitenden kündigen, sondern sorgen Sie durch regelmäßige Befragungen bereits vor. Nutzen Sie z.B. niedrigschwellige Feedbackformate wie Pulsbefragungen, um Entwicklungspotenziale zu erkennen.