Mitarbeiterbefragung durchführen – Pflege, Produktion, Büro  

1. Ursprung und Begriffserklärung
2. Die unterschiedlichen Zielgruppen einer Mitarbeiterbefragung
3. Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen für eine Mitarbeiterbefragung
4. Fallbeispiel: Mitarbeiterbefragung für Mitarbeitenden in Produktionshallen
5. Fallbeispiel: Mitarbeiterbefragung für Mitarbeitende in der Pflege
6. Fazit

Muss eine Mitarbeiterbefragung speziell für Mitarbeitende in der Pflege, Produktion, Gastronomie oder im Einzelhandel/Handel anders gestaltet sein?  
Die Antwort lautet: nicht komplett anders – aber mit Sicherheit zielgerichteter. In diesem Artikel erfahren Sie,   

• welche Zielgruppen es bei einer Mitarbeiterbefragung gibt 

• wie Sie diese Zielgruppen definieren können  

• wie Sie die Mitarbeiterbefragung genau an die jeweilige Zielgruppe anpassen können  

um sinnvolles Feedback und echte Einblicke zu gewinnen. 
Mit diesem Know-How können Sie die nächste Mitarbeiterbefragung planen und durchführen und jede Zielgruppe optimal erreichen.  

Ursprung und Begriffserklärung  

Blue Collar Mitarbeitende 

Der Begriff „Blue Collar“ stammt aus den USA und wurde erstmals im frühen 20. Jahrhundert verwendet. Die Bezeichnung entstand, weil Arbeiter in handwerklichen oder industriellen Berufen traditionell blaue Arbeitskleidung trugen, insbesondere strapazierfähige Hemden, Overalls oder Uniformen aus Denim oder Baumwolle. Die erste dokumentierte Verwendung des Begriffs geht auf die 1920er Jahre zurück, in Artikeln, die Arbeiter in manuellen Berufen von Büromitarbeitern (White Collar) abgrenzten. 

In englischsprachigen Ländern wie den USA ist „Blue Collar“ weiterhin ein gängiger Begriff, beispielsweise im Kontext von Industriearbeit. In Deutschland oder anderen nicht-englischsprachigen Ländern wird der Begriff weniger alltäglich verwendet.  

Alternative, deutschsprachige Bezeichnungen sind beispielsweise:  

• Fachkräfte in der Produktion und Handwerk 

• Gewerbliche Arbeitnehmer 

• Operative Mitarbeitende 

White Collar Mitarbeitende 

Der Begriff „White Collar“ wurde erstmals im Jahr 1931 vom amerikanischen Soziologen Upton Sinclair populär gemacht. Er benutzte den Ausdruck in seinem Buch „The Jungle“, um die Büroangestellten und Angestellten in Verwaltungsberufen zu beschreiben, die typischerweise weiße Hemden trugen 

Alternative, deutschsprachige Bezeichnungen sind beispielsweise: 

• Fachkräfte im Dienstleistungssektor 

• Wissensarbeiter (Knowledge Workers) 

• Büro- und Verwaltungsangestellte 

Grey Collar Mitarbeitende 

Der Begriff „Grey Collar“ entstand als Erweiterung der traditionellen Unterscheidung zwischen Blue-Collar und White-Collar und wird verwendet, um Berufe zu beschreiben, die eine Mischung aus praktischen und intellektuellen Aufgaben erforderten. 

Es gibt keine exakte Dokumentation, die den Ursprung des Begriffs Grey Collar eindeutig festlegt, aber der Begriff tauchte erstmals in den 1970er Jahren auf. Er wurde insbesondere verwendet, um Berufsgruppen zu kategorisieren, die in Bereichen wie Gesundheitswesen, Bildung, Sicherheit und Technik arbeiten und sowohl körperliche Arbeit als auch intellektuelle oder technische Fähigkeiten kombinieren. 

Alternative, deutschsprachige Bezeichnungen sind beispielsweise: 

• Technische Fachkräfte 

• Fachkräfte mit praktischen und kognitiven Fähigkeiten 

• Hybrid-Berufsgruppen 

Die unterschiedlichen Zielgruppen einer Mitarbeiterbefragung 

Im Marketing wird oft davon gesprochen, wie entscheidend es ist, unterschiedliche Zielgruppen individuell anzusprechen – schließlich hat jede Gruppe ihre eigenen Bedürfnisse. Ähnlich verhält es sich auch bei der Mitarbeiterbefragung: Sie betreiben sozusagen internes Marketing, indem Sie zunächst analysieren, welche Zielgruppen in Ihrem Unternehmen vertreten sind. 

Ihre White Collar Mitarbeitenden, etwa aus Büro und Verwaltung, lassen sich problemlos per E-Mail erreichen – ein simpler Prozess. Mitarbeitende in Produktion oder der Logistik haben hingegen andere Ansprüche und stellen somit eine andere Zielgruppe dar. Sie arbeiten vielleicht in Schichten, haben keinen festen Arbeitsplatz oder Zugang zu einer Firmen-E-Mail. Dann gibt es wiederrum Mitarbeitende im Einzelhandel, die auf unzählige Filialen verteilt sind, diese Mitarbeitenden haben vielleicht eine eigene E-Mail-Adresse, aber keinen festen Schreibtisch und müssen daher über Teilnahmemöglichkeiten über Terminals oder mobile Geräte ermöglicht bekommen.  

All das sind Fälle, die wir bereits mit unseren Kunden gelöst haben. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um alle Gruppen einzubinden und so sicherzustellen, dass alle Mitarbeitende im Unternehmen eine Stimme bekommen und dafür gesorgt wird, dass ihr Feedback gehört wird. 

Zielgruppe	Blue Collar	Grey Collar	White Collar
Definition	Hauptsächlich Arbeitnehmer, die vorwiegend körperliche oder handwerkliche Tätigkeiten ausüben.	Arbeitnehmer, die Tätigkeiten ausführen, die eine Mischung aus körperlicher Arbeit und Büro Aufgaben erfordern	Angestellte, die hauptsächlich geistige, administrative oder analytische Tätigkeiten in Büroumgebungen ausführen
Typische Branchen	Produktion, Bau, Logistik, Landwirtschaft oder Handwerk	Pflege- und Gesundheitsberufe, Polizei- oder Feuerwehrpersonal, Restaurantmanagement	Büroangestellte, Manager, Ingenieure, Juristen, Ärzte oder IT-Spezialisten.
Arbeitsumgebung	Produktionshallen, Baustellen, Lager und Logistikzentren	Mischung aus Feldarbeit und Büroarbeit z.B. Krankenhäuser, Hotels, Außeneinsätze	Hauptsächlich Büro
Einbindung in die Mitarbeiterbefragung	Häufig noch nicht, gelegentlich mit Stift und Papier Befragungen	Häufig noch nicht, gelegentlich mit Stift und Papier Befragungen	Voll in digitale Prozesse eingebunden, leicht per E-Mail zu erreichen

Diese Übersicht zeigt nochmals die Unterschiede der verschiedenen Zielgruppen auf und verdeutlicht somit, dass Blue Collar, Grey Collar und White Collar Mitarbeitende andere Zielgruppen sind.  

Doch letztlich spielt es keine Rolle, ob Blue, Grey oder White Collar – entscheidend ist, dass Unternehmen die verschiedenen Zielgruppen klar erkennen, ihre spezifischen Bedürfnisse verstehen und darauf abgestimmte Kommunikations- und Befragungsansätze entwickeln. Nur so gelingt es, alle Mitarbeitenden optimal einzubinden und wertvolle Einblicke aus allen Bereichen der Organisation zu gewinnen. 

Manche Berufsgruppen wie z.B. Pflegekräfte, Gastronomiebeschäftigte und Einzelhandelsmitarbeitende können je nach Art ihrer Tätigkeiten sowohl in die Grey-Collar- als auch in die Blue-Collar-Kategorie eingeordnet werden. Daher haben wir hier einige zur Veranschaulichung aufgelistet: 

Pflegekräfte: 

Grey-Collar: Pflegeberufe erfordern eine Mischung aus praktischen Tätigkeiten (körperliche Unterstützung von Patienten) und intellektuellen Fähigkeiten (medizinisches Wissen, Dokumentation, Betreuung). Daher werden sie oft als Grey-Collar angesehen. 

Gastronomie

Blue-Collar: Tätigkeiten wie Kochen, Kellnern oder das Arbeiten in der Küche sind oft körperlich und praktisch orientiert und fallen daher eher in die Blue-Collar-Kategorie. 

Grey-Collar (manchmal): Führungsrollen wie Restaurantmanagement oder spezialisierte Aufgaben (z. B. Sommelier) könnten auch als Grey-Collar gelten, da sie zusätzliche organisatorische und technische

Einzelhandel

Blue-Collar: Arbeiten im Verkauf, Kassieren oder das Befüllen von Regalen sind meist praktisch und körperlich orientiert, weshalb sie oft als Blue-Collar klassifiziert werden. 

Grey-Collar (manchmal): Spezialisierte Rollen, etwa im Visual Merchandising oder in der Filialleitung, verlangen zusätzliche Kenntnisse und Managementfähigkeiten, was sie zu Grey-Collar-Jobs machen könnte. 

Fazit: Pflegekräfte sind klarer dem Grey-Collar-Bereich zuzuordnen, während Tätigkeiten in Gastronomie und Einzelhandel größtenteils Blue-Collar, aber in höher qualifizierten Rollen auch Grey-Collar sein können. 

Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen für eine Mitarbeiterbefragung

Nehmen wir also kurz die Bedürfnisse ihrer Blue und Grey Collar Mitarbeitenden unter die Lupe.  

Grundlegend sind alle bereits erwähnten Zielgruppen oft weniger direkt digital erreichbar, da Blue Collar Mitarbeitende selten über persönliche Firmen-E-Mails verfügen und oft außerhalb eines klassischen Büros arbeiten. Ihre Arbeitsbedingungen bringen spezifische Herausforderungen mit sich: Sie arbeiten oft in Schichten, an wechselnden Einsatzorten und in Teams, die wenig fest miteinander verbunden sind. 

Diese Rahmenbedingungen beeinflussen auch ihre Erwartungen an Feedbackprozesse. Eine Befragung sollte für sie möglichst unkompliziert, schnell zugänglich und am besten mobil erreichbar sein, etwa über scannbare QR-Codes, fixierte Terminals in Produktionshallen oder Pausenräumen oder einer einfach zu bedienenden Mitarbeiter-App. 

Bevor wir in die Fallbeispiele einsteigen, möchten wir kurz die größten Herausforderungen bei Blue Collar Befragungen thematisieren und wie sich diese lösen lassen.  

Direkte und konkrete Kommunikation:  

Mitarbeitende in gewerblichen Bereichen bevorzugen klare, prägnante Kommunikation ohne komplizierte Fachbegriffe. Da sie oft praxisnah arbeiten, schätzen sie eine direkte Ansprache und verständliche Sprache in den Fragen und Ergebnissen. 

➡️Das Bedeutet für die Mitarbeiterbefragung, dass Ihre deskless Workforce nur die für sie relevanten Fragen erhält.  

Erkenntnisse zu Gesundheit und Sicherheit:

Themen wie Arbeitssicherheit, Gesundheit und Ergonomie stehen bei vielen Blue Collar Mitarbeitenden im Fokus, da ihre Tätigkeiten oft physisch anspruchsvoll sind.  

➡️Fragen zu Sicherheitsbedingungen, Unfallprävention und ergonomischer Gestaltung können eine zentrale Rolle spielen und dazu beitragen, das Wohlbefinden und die Arbeitsqualität zu verbessern. 

Einfluss auf die eigene Arbeit:

Viele Blue Collar Mitarbeitende haben den Wunsch, ihre Arbeitsprozesse und den Arbeitsplatz aktiv mitzugestalten.  

➡️Die Möglichkeit, konkrete Vorschläge zur Verbesserung einzubringen, und das Gefühl, dass ihr Feedback tatsächlich Veränderungen bewirkt, stärken das Engagement und die Motivation. 

Schnelle und sichtbare Umsetzung von Feedback:  

Da die Arbeitserfahrung direkt und handfest ist, erwarten Blue Collar Mitarbeitende meist eine schnelle Rückmeldung und konkrete Maßnahmen als Folge ihrer Rückmeldungen.  

➡️Regelmäßige Updates darüber, was mit ihrem Feedback passiert, und sichtbar umgesetzte Maßnahmen verstärken das Vertrauen in den Befragungsprozess. 

Berücksichtigung persönlicher Bedürfnisse:  

Viele Blue Collar Mitarbeitende haben spezifische Anforderungen hinsichtlich Arbeitszeiten, Work-Life-Balance und Schichtplänen.  

➡️Fragen zu Schichtvorlieben, Erschöpfung und Flexibilitätswünschen könnten bei der Befragung helfen, die Arbeitsbedingungen an ihre Lebensrealitäten anzupassen. 

Fallbeispiel: Mitarbeiterbefragung für Blue Collar Mitarbeitende in Produktionshallen 

Ausgangslage: 

Ein mittelständisches Unternehmen aus der Automobilzulieferindustrie möchte das Feedback seiner Produktionsmitarbeitenden besser erfassen. Diese arbeiten in Schichtsystemen, haben keinen festen Büroarbeitsplatz und keine persönliche Firmen-E-Mail-Adresse. Der bisherige Ansatz, Online-Umfragen per E-Mail zu verteilen, hat eine niedrige Teilnahmequote erzielt. 

Herausforderung

• Erreichbarkeit: Mitarbeitende haben keinen regelmäßigen Zugang zu Computern oder E-Mails. 

• Zeit: Sie haben wenig Zeit, um an langen Umfragen teilzunehmen. 

• Sprache und Zugänglichkeit: Viele Mitarbeitende sprechen nicht Deutsch als Muttersprache und schätzen einfache, klare Fragen. 

Lösungsansatz: 

Technische Umsetzung:

1. Stationäre Terminals: In der Produktionshalle und in Pausenräumen werden Terminals mit Touchscreens aufgestellt, die eine einfache Bedienung ermöglichen. 

2. Mobile Lösungen: Mitarbeitende können über QR-Codes, die in der Produktionshalle und auf Gehaltsabrechnungen verteilt werden, mit ihren eigenen Smartphones teilnehmen. 

Fragebogen-Design: 

1. Kurze und prägnante Fragen: Maximal 10 Fragen, die sich auf arbeitsnahe Themen wie Sicherheit, Ergonomie und Verbesserungsvorschläge konzentrieren. 

2. Einfache Sprache: Vermeidung von Fachjargon, Nutzung von Beispielen und klaren Anweisungen. 

3. Visuelle Unterstützung: Piktogramme oder Symbole (z. B. lachende Gesichter) für eine schnelle Erfassung der Antwortmöglichkeiten. 

Kommunikation: 

1. Kick-off vor Ort: Vor Beginn der Umfrage informiert das Management die Mitarbeitenden in Teamsitzungen über den Zweck und die Bedeutung der Befragung. 

2. Schichtleiter als Ansprechpartner: Diese unterstützen bei technischen Fragen oder Unsicherheiten. 

Datenauswertung und Rückmeldung: 

1. Ergebnisse teilen: Die Auswertung wird innerhalb von 4-6 Wochen präsentiert – etwa über Berichte, Aushänge an schwarzen Brettern oder in einem Townhall Meeting, an dem alle Mitarbeitenden teilnehmen. 

2. Maßnahmen ableiten: Ergebnisse wie „Verbesserung der Belüftung“ oder „zusätzliche Schutzmaßnahmen“ werden priorisiert und umgesetzt. 

3. Erfolg sichtbar machen: Umgesetzte Maßnahmen werden mit dem Hinweis „Ihr Feedback hat dies bewirkt!“ hervorgehoben. 

Ergebnis: 

Durch die Anpassung der Befragung an die Bedürfnisse der Produktionsmitarbeitenden stieg die Teilnahmequote von 25 % auf 75 %. Mitarbeitende fühlten sich ernst genommen und konnten erkennen, dass ihr Feedback zu konkreten Verbesserungen führte. Dies stärkte das Vertrauen in den Prozess und förderte das Engagement der Belegschaft. 

Fallbeispiel: Mitarbeiterbefragung für Grey Collar Mitarbeitende in der Pflege 

Ausgangslage: 

Ein regionaler Pflegedienst möchte Feedback von Pflegekräften sammeln, um Arbeitsbedingungen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Die Pflegekräfte arbeiten in wechselnden Schichten, oft bei Patienten vor Ort, und haben keinen festen Büroarbeitsplatz. Es gibt zwar mobile Dienstgeräte, aber nicht alle Mitarbeitenden nutzen sie regelmäßig. 

Herausforderung: 

• Zeitknappheit: Pflegekräfte haben zwischen den Einsätzen wenig Zeit für zusätzliche Aufgaben. 
• Erreichbarkeit: Nicht alle Pflegekräfte haben Zugriff auf Firmen-E-Mails oder nutzen diese aktiv. 
• Inhalte: Fragen müssen sowohl die physischen als auch die emotionalen Herausforderungen des Berufsalltags abdecken

Lösungsansatz: 

Technische Umsetzung: 

1. Mobile Befragung per App: Die Pflegekräfte können eine einfache App nutzen, die auf Dienst- oder privaten Smartphones installiert wird. QR-Codes zum Herunterladen der App werden in Dienstzimmern ausgehängt. 
   
2. Flexible Offline-Option: Für Pflegekräfte, die weniger technikaffin sind, stehen Tablets mit der Befragung in den Pausenräumen bereit. 
   
3. Teilbefragung möglich: Die Umfrage kann in kurzen Abschnitten bearbeitet werden, sodass Mitarbeitende sie flexibel in Arbeitspausen ausfüllen können. 

Fragebogen-Design: 

1. Kurze und relevante Fragen: Fokus auf Themen wie Arbeitsbelastung, Schichtpläne, Kommunikation im Team und psychische Belastung. 
   
2. Emotionale Ansprache: Fragen wie „Wie unterstützt Sie Ihr Team bei schwierigen Situationen?“ helfen, die sozialen Aspekte der Arbeit abzubilden. 
   
3. Anonyme Freitextfelder: Pflegekräfte können hier spezifische Verbesserungsvorschläge oder persönliche Anliegen einbringen. 

Kommunikation: 

1. Einführung durch Leitungspersonal: Pflegedienstleitungen informieren in Teambesprechungen über Ziel und Ablauf der Befragung. 
   
2. Zeitfenster einplanen: Es wird betont, dass die Teilnahme während der Arbeitszeit möglich ist, z. B. in Pausen oder zwischen Einsätzen.
   
3. Ermutigung durch Kollegen: Botschafter aus dem Team, die die Befragung unterstützen, können andere motivieren. 

Datenauswertung und Rückmeldung: 

1. Schnelle Aufbereitung: Ergebnisse werden zeitnah in Teamsitzungen vorgestellt. Infografiken mit den wichtigsten Erkenntnissen hängen in Aufenthaltsräumen aus. 
   
2. Maßnahmen planen: Ergebnisse wie „Besserer Austausch zwischen Tag- und Nachtschicht“ werden als Priorität aufgenommen. 
   
3. Rückmeldung der Ergebnisse: Umsetzungsschritte werden durch regelmäßige Updates transparent gemacht. 

Ergebnis: 

Die Befragung führte zu einer Teilnahmequote von 85 %. Pflegekräfte äußerten sich positiv über die Möglichkeit, ihre Anliegen anonym und strukturiert einzubringen. Die Umsetzung erster Maßnahmen, wie der Einführung eines flexibleren Schichtsystems, erhöhte das Vertrauen und die Zufriedenheit im Team. 

Fazit: 

Eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung steht und fällt mit ihrer zielgerichteten Gestaltung und Umsetzung. Der Fragebogen sollte kurz, prägnant und relevant für die jeweilige Zielgruppe sein – von Blue Collar bis Grey Collar. Kreative Kommunikation vorab, z. B. durch persönliche Ankündigungen oder visuelle Hinweise, sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden den Zweck der Befragung verstehen und sich angesprochen fühlen. 

Verschiedene Teilnahmeoptionen – wie mobile Apps, Terminals oder Papierfragebögen – stellen sicher, dass alle Gruppen erreicht werden. Nach der Befragung ist transparente Kommunikation entscheidend: Zeigen Sie schnell und klar, welche Erkenntnisse gewonnen wurden und welche Maßnahmen geplant sind. 

Folgeprozesse, bei denen die Mitarbeitenden sehen, dass ihr Feedback tatsächlich zu Veränderungen führt, sind der Schlüssel zum Erfolg. Gleichzeitig sollte die Befragung nicht isoliert betrachtet werden, sondern Teil einer langfristigen Feedbackkultur sein. Denn nur mit kontinuierlichem Austausch und sichtbaren Verbesserungen können Sie das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden nachhaltig stärken.