Unter professioneller Umsetzung kann eine Mitarbeiterbefragung weit mehr, als die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erheben. Sinnvoll umgesetzt, können umfassende Erkenntnisse über das Unternehmen erlangt werden, die als Grundlage für strategische Entscheidungen auf höchster Organisationsstufe dienen. Wichtig ist hierbei, dass die Ergebnisse tatsächlich repräsentativ für die Organisation sind. Um repräsentative Ergebnisse zu erzielen, setzen wir bei HRinstruments auf hohe Vertraulichkeit bei Mitarbeiterbefragungen.
Vertraulichkeit bei Mitarbeiterbefragungen beginnt im Fragebogen
Ehrliche Antworten, die das aktuelle Stimmungsbild im Unternehmen richtig wiedergeben, sind ausschlaggebend, um die richtigen Schlüsse aus einer Befragung ziehen zu können. Damit die Mitarbeitenden ihre ehrliche Meinung teilen, braucht es neben Vertraulichkeit in Bezug auf Aspekte des Datenschutzes auch ein allgemein hohes Vertrauen in den gesamten Prozess der Mitarbeiterbefragung – und damit auch in die verwendete Software.
Im Rahmen unserer Feedbacktools, darunter auch Pulsbefragungen und 360° Feedback, erhalten die Teilnehmenden individuellen Zugang zu einem entsprechenden Fragebogen. Dieser sollte wissenschaftlich fundiert sein und grundlegende Gütekriterien der Fragbogenkonstruktion erfüllen. Zwei zentrale Gütekriterien für Fragebögen sind hier Objektivität und Validität. Weitere Kriterien stellen unter anderem Nützlichkeit, Zumutbarkeit und Fairness dar. In der Praxis bedeutet dies zum Beispiel die Vermeidung von redundanten Fragen und doppelten Verneinungen bei der Formulierung. Beim Einsatz eines qualitativ hochwertigen Fragebogens verstehen die Mitarbeitenden den Inhalt der Fragen direkt. Und wenn die Mitarbeitenden den Fragebogen verstehen und die Fragen als sinnvoll erachten, erhöht dies das Vertrauen in den gesamten Prozess der Mitarbeiterbefragung. So wird gleichzeitig sichergestellt, dass die Mitarbeitenden wahrheitsgemäß antworten und nicht zu lange für die Bearbeitung der Umfrage brauchen. Um in unserem Feedback-Tool eine angemessene Qualität und wissenschaftliche Fundierung unserer Fragebögen anbieten zu können, arbeiten wir mit verschiedenen Partnern an renommierten Hochschulen zusammen.
Auswertungsuntergrenze – Vertraulichkeit liegt im Detail
Noch wichtiger in Bezug auf Vertraulichkeit bei Mitarbeiterbefragungen sind Aspekte des Datenschutzes. Unser Tool wertet die eingesendeten Antworten abschließend automatisch aus und erstellt die gewünschten Ergebnisberichte. Diese bieten allen Verantwortlichen und den Führungskräften in den jeweiligen Organisationseinheiten einen verständlichen Überblick über alle Ergebnisse in ihrem Bereich. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist hier die Anonymität zum Schutz der Befragten. Der Ergebnisbericht sollte so konzipiert sein, dass sich aus den Antworten oder aus der Kombination der Antworten keine konkrete Person identifizieren lässt.
Um den Schutz der Befragten zu gewährleisten, verwenden wir die sogenannte Auswertungsuntergrenze, die wir jeweils individuell mit unseren Kunden festlegen (zum Beispiel Antworten von mindestens drei oder fünf Teilnehmern). Denn bei einer Befragung mit zu wenigen Beteiligten ist es vergleichsweise einfach, die Antworten auf eine bestimmte Person zurückzuführen. Wenn das befragte Team also zu klein sein sollte, wird kein spezifischer Bericht für die Organisationseinheit generiert. Stattdessen werden die Ergebnisse mit der übergeordneten Organisationseinheit, die diese Auswertungsuntergrenze erreicht haben, zusammengefasst.
Somit gehen keine Befragungswerte verloren und gleichzeitig können wir so stets Anonymität gewährleisten. Insbesondere in kleinen Unternehmen, bei Organisationen, die sich in kleinen Teams strukturieren und auf hohen Organisationsebenen im Unternehmen ist das ein wichtiges Feature, was für Vertrauen bei den Mitarbeitern sorgt.
Mit Blick auf den Datenschutz empfehlen wir darüber hinaus, dass für großangelegte Mitarbeiterbefragungen externe Dienstleister zur Unterstützung herangezogen werden. Dies gilt umso mehr, je komplexer die Themen und Organisationsstrukturen sind und je geringer das allgemeine Vertrauen innerhalb der Organisation ist.
Vertrauen auch in die Folgeprozesse
Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist es, eine umfassende Rückmeldung zu verschiedenen Themenfeldern zu erhalten. Inhalte der Befragung können allgemeine Themen, wie die Gesamtzufriedenheit, die Zusammenarbeit und Arbeitsbedingungen umfassen. Aber auch zielgerichtete Fragestellungen zum Führungsverhalten, der Kommunikation im aktuellen Transformationsprozess oder Innovationsthemen können Teil der Befragung sein. Die Erkenntnisse sollen schließlich dabei helfen, Schwachstellen der Organisation aufzudecken und bestehende Strukturen zu verbessern.
Voraussetzung hierfür sind ehrliche Antworten der Befragten. Dies gilt insbesondere für subjektive Meinungsäußerung und die Äußerung von konstruktiver Kritik. Der Wirtschaftspsychologe Florian Becker erklärt, ehrliche Antworten würden nur dann abgegeben werden, sofern sichergestellt ist, dass auf kritische Äußerungen keine persönlichen Konsequenzen folgen. Daraus folgt, dass neben den oben aufgeführten Maßnahmen zur Gewährleistung von Anonymität und Datenschutz auch klar kommuniziert werden muss, welche Prozesse die Mitarbeitenden nach einer Befragung erwarten.
Ein Erfolgsfaktor liegt hier in der Transparenz über den Zweck der Befragung. Wer hat die Befragung initiiert und wie werden die Ergebnisse eingesetzt? Wer hat die Ergebnisse ausgewertet und wem werden welche Ergebnisberichte zur Verfügung gestellt? Welche Veränderungen werden infolge der Befragung angestoßen? Außerdem muss der Ablauf, sowie der Gegenstand der Umfrage allen Teilnehmenden ersichtlich sein. Eine klare Kommunikation bereits vor, während und auch nach der Durchführung der Befragung ist entscheidend, um die notwendige Transparenz zu schaffen. Denn die transparente Kommunikation leistet einen wichtigen Beitrag, um ein Gefühl von Vertraulichkeit bei Mitarbeiterbefragungen zu vermitteln. Auf diese Weise kann eine hohe Partizipation und ein ehrliches Antwortklima aufgebaut werden. Dies sollte dabei als Prozess verstanden werden, denn eine glaubhafte Vermittlung von Vertraulichkeit bei Mitarbeiterbefragungen baut sich nicht über Nacht auf. Alle hier genannten Erfolgsfaktoren müssen konsequent bei jeder Befragung – von Mitarbeiterbefragung, über 360°-Feedback bis hin zu Teamfeedback – bedacht und umgesetzt werden.
