- Employee Life Cycle – Begriffserklärung
- 7 Phasen des Employee Life Cycle
- Employee Life Cycle und Feedback
- Praxisbeispiel – Onboarding Befragung
- Praxisbeispiel – Exit Survey
- Fazit
In der heutigen dynamischen Welt spielt Feedback eine entscheidende Rolle, um alle Mitarbeitende aktiv einzubeziehen und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Die gezielte Anwendung von Feedback entlang des gesamten Employee Life Cycle eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, die Employee Experience nachhaltig zu verbessern.
Was ist der Employee Life Cycle?
Direkt nach der Schule in einem Betrieb anfangen und dort bis zur Rente arbeiten – das entspricht seit langem nicht mehr der Realität auf dem Arbeitsmarkt und ist für viele junge Menschen unvorstellbar. Heutzutage ist es durchaus üblich ein Unternehmen für ein besseres Angebot zu verlassen. Damit wird es schwieriger, für Unternehmen qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und vor allem zu halten.
Das Konzept des Employee Life Cycle ist ein Organisationsmodell, welches den Weg aller Mitarbeitenden und ihre Berührungspunkte mit der Organisation beschreibt. Das Modell wird von HR-Abteilungen verwendet, um den gesamten Weg eines Mitarbeitenden vom Recruiting bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen zu beschreiben.
Die 7 Phasen des Employee Life Cycle.
- Attraction
- Recruiting
- Onboarding
- Development
- Retention
- Exit
- Alumni
Ziel ist es, die Wahrnehmung und Erlebnisse der Mitarbeitenden abbilden und nachvollziehen zu können. Auf diese Weise können auch vorhersagen getroffen werden, wie sich Mitarbeitende im Unternehmen entwickeln. Kurzum, die gesamte Employee Experience soll erfasst und vor allem verbessert werden, um Talente länger im Unternehmen zu halten.
Wie kann der Employee Life Cycle durch Feedback begleitet werden?
Feedback ist ein zentrales Instrument, wenn es darum geht, Abläufe im Unternehmen zu beleuchten und Verbesserungen für die Mitarbeitenden abzuleiten. Schließlich ermöglicht Feedback, die Mitarbeitenden selbst zu fragen und ihre individuelle Einschätzung aufzunehmen.
So wie die Theorie des Employee Life Cycles in jeder Phase andere HR-Maßnahmen erfordert, können in den unterschiedlichen Phasen andere Feedbackinstrumente zum Einsatz kommen. Zusätzlich können verschiedene KPIs aufgestellt und erfasst werden, die mit dem Feedback abgeglichen werden, um verschiedene Perspektiven und Daten zusammenzuführen.
Wichtig ist hierbei, dass Feedback kontinuierlich erfasst wird und für die Mitarbeitenden transparent gemacht wird. Die Mitarbeitenden müssen wahrnehmen, dass das Feedback aufbereitet und Veränderungen draus abgeleitet werden. Nur so kann auch eine tatsächliche Verbesserung der Employee Experience, wie sie durch das Model des Employee Life Cycles erzielt werden soll, erreicht werden. Über das Feedback kann diese Verbesserung, bzw. ihre Auswirkungen auf die Mitarbeitenden direkt gemessen und über viele Jahre hinweg beobachtet werden.
Wir möchten hier für jede Phase aufschlüsseln, welche KPIs und Feedback entlang des Employee Life Cycles eingesetzt werden können:
| Phase | Beschreibung | KPI | Feedback |
| Attraction | Wie werden potenzielle Bewerber auf das Unternehmen aufmerksam? | Auswertung von Social Media und Personalmarketing Maßnahmen | |
| Recruiting | Wie erleben Bewerber den Bewerbungsprozess? | Time to hire, offer acceptance rate, quality of hire, cost per hire | Feedback zum Recrutiting Prozess |
| Onboarding | Wie gut kommen neue Mitarbeitende im Unternehmen an und erhalten alle relevanten Informationen? | Ramp-Time, | Onboarding Feedback |
| Development | Welche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden Mitarbeitenden geboten? Wie werden Mitarbeitende gefördert? | Beförderungsrate | Mitarbeitergespräche, 360° Feedback, Peer Feedback, Teamfeedback. Instant Feedback |
| Retention | Wie gelingt es Mitarbeitende möglichst lange im Unternehmen zu halten? | Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterengagement, Fluktuationsrate | Mitarbeiterbefragung, Pulsbefragung. Instant Feedback |
| Exit | Wie nehmen Mitarbeitende den Prozess wahr, wenn Sie das Unternehmen verlassen? | Rate an Rückkehrern, Anzahl arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen | Exit Surveys |
| Alumni | Wie kann der Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden gehalten werden? | Alumni-Netzwerk |
Welche Potenziale ergeben sich durch Feedback entlang des Employee Life Cycle?
Feedback kann über verschiedene Formate erhoben werden, je nach Phase des Employee Life Cycle bietet sich eine andere Form an. Besonders Potenzial bieten damit das Onboarding und Offboarding Feedback (Exit Surveys), welche gerade sehr im Trend sind. Mit diesen Befragungstypen lassen sich Prozesse für alle weiteren Neueinsteiger optimieren und aus Fehlern lernen.
Praxisbeispiel – Onboarding Feedback für Optimierung der Einführungsphase
Onboarding-Befragungen sind von zentraler Bedeutung, da sie Unternehmen einen wertvollen Einblick in die Wirksamkeit ihres Einführungsprozesses bieten. Durch die systematische Erfassung von Rückmeldungen seitens neuer Mitarbeitenden ermöglichen diese Befragungen eine gezielte Analyse der Onboarding-Erfahrung.
Zudem spielen sie eine entscheidende Rolle bei der Vorbeugung von Frühfluktuation, da sie Unternehmen ermöglichen, potenzielle Ursachen für Unzufriedenheit oder Desorientierung rechtzeitig zu identifizieren und proaktiv anzugehen.
Einführungsphase:
Nach Abschluss der ersten Wochen im Unternehmen erhält der neue Mitarbeiter Max, eine Onboarding Survey. Die Fragen konzentrieren sich darauf, seine Erfahrungen während des Onboarding-Prozesses zu bewerten. Zum Beispiel wird gefragt, wie klar die Kommunikation bezüglich der Unternehmensziele, der Teamstruktur und der Arbeitsabläufe war.
Feedback zu Orientierung und Schulungen:
Max wird auch nach der Qualität der Orientierung und Schulungen gefragt. Hierbei könnte er angeben, ob die bereitgestellten Materialien informativ waren, ob er genügend Zeit hatte, Fragen zu stellen, und ob die Schulungen seinen Erwartungen entsprochen haben.
Integration ins Team & Feedback zur Führungskraft:
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Befragung bezieht sich auf die soziale Integration. Max wird gebeten, seine Wahrnehmung bezüglich der Teamdynamik, Zusammenarbeit und der Unterstützung durch Kollegen und Kolleginnen zu teilen.
Rückmeldung zu Ressourcen und Support:
Die Onboarding Survey enthält auch Fragen zu den bereitgestellten Ressourcen, wie Zugriff auf notwendige Tools und Technologien. Max kann auch angeben, ob er sich angemessen unterstützt fühlt und ob es offene Kanäle für Hilfe und Klärung gibt.
Zukünftige Erwartungen:
Abschließend wird Max nach seinen zukünftigen Erwartungen und Bedürfnissen gefragt. Dies könnte beispielsweise Punkte wie berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, Weiterbildungsprogramme oder andere Aspekte der Arbeitsumgebung umfassen.
Nachdem Max seine Onboarding Survey abgeschlossen hat, wird das HR-Team die Ergebnisse analysieren, um positive Aspekte des Onboarding-Prozesses beizubehalten und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, den Einstiegsprozess kontinuierlich zu optimieren und sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende einen reibungslosen Start haben und sich schnell in die Unternehmenskultur integrieren können. Weitere Themen, die abgefragt werden können, sind beispielsweise Einschätzung der Einführungsveranstaltungen und die Wahrnehmung der Unternehmenswerte. Zudem können durch Onboarding Befragungen auch spannende Erkenntnisse über das Employer Branding in Erfahrung gebracht werden. Da Anonymität ein essenzieller Faktor ist, wenn es um das Thema Feedback gibt, führen viele Unternehmen erst ab einer gewissen Anzahl an Neuankömmlingen die Onboarding Befragung durch. Die Einteilung in sogenannte “Batches” ermöglicht, dass keine Rückschlüsse auf die Befragten gezogen werden können.
Praxisbeispiel – Exit Survey für Wertschätzung und Verbesserungen
Im Rahmen des Employee Life Cycle spielt der Ausstiegsprozess eine entscheidende Rolle, und Exit Surveys sind ein wirksames Instrument, um wertvolles Feedback von ausscheidenden Mitarbeitenden zu sammeln und daraus zu lernen. Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin namens Erika hat beschlossen, das Unternehmen zu verlassen, da sie mit dem Führungsstil ihres Managers nicht umgehen kann. In der Realität ist es allerdings oft so, dass die Gründe für den Austritt nicht explizit genannt werden. Dies dient lediglich zur Veranschaulichung des Praxisbeispiels.
Austrittsphase:
Bevor Erika das Unternehmen verlässt, erhält sie einen Exit Survey. In dieser Befragung werden Fragen gestellt, die auf ihre allgemeine Erfahrung, die Gründe für ihren Austritt und ihre Meinung zum Arbeitsumfeld abzielen. Anhand dieser Befragung können unternehmensweite Entwicklungsfelder identifiziert werden.
Dies ermöglicht es dem Unternehmen, Muster zu erkennen und potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Erika gibt an, dass sie sich mit dem autoritären Führungsstil ihres Chefs nicht identifizieren kann und dass dies ein bedeutender Faktor für ihre Entscheidung war, das Unternehmen zu verlassen.
Selbstverständlich wird auch bei Exit Surveys stets auf Datenschutz geachtet, damit keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können.
Austrittsinterview:
Als Teil des Offboarding Feedbacks kann ein Austrittsinterview durchgeführt werden. Hier hat Erika die Möglichkeit, ihre Perspektiven, Anliegen und Vorschläge persönlich mitzuteilen. Dieser direkte Austausch kann sowohl für Mitarbeitende als auch Führungskräfte aufschlussreich sein. Das Austrittsinterview fokussiert sich somit auf das Team bzw. Die Abteilung des Leavers.
Nach dem Austritt:
Nachdem Erika das Unternehmen verlassen hat, wertet das HR-Team die gesammelten Daten aus der Exit Survey aus. Genau wie beim Onboarding Feedback werten Unternehmen die Daten erst ab einer gewissen Anzahl von Leavers aus.
Das Feedback von Erika und anderen ehemaligen Mitarbeitenden kann somit ein Hinweis für strukturelle Probleme im Unternehmen sein. Diese Informationen werden anschließend genutzt, um strategische Veränderungen vorzunehmen. Kommen beispielsweise vermehrt Anmerkungen zu Führungskräften? Dann könnte es notwendig sein, den Führungsstil der Führungskräfte zu überprüfen und gegebenenfalls Schulungen oder Maßnahmen zu implementieren, um ein positives und unterstützendes Führungsverhalten zu fördern.
Weitere interessante Praxisbeispiele, die sich aus Exit Surveys unsere Kunden ergeben haben, sind zum Beispiel:
- zu niedriges Gehalt
- fehlende Entwicklungsprogramme (für Frauen)
- Umzug des Büros führt zu weiteren Arbeitswegen
- fehlende Homeoffice Möglichkeiten
Indem Unternehmen Exit Surveys als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung einsetzen, können sie nicht nur wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit gewinnen, sondern auch positive Veränderungen implementiert, um die Arbeitsumgebung für zukünftige Mitarbeitende zu optimieren. Dieses Feedbackinstrument ermöglicht es, den Employee Life Cycle als eine Quelle für kontinuierliches Lernen und Wachstum zu betrachten.
Fazit
Die Kombination aus verschiedenen Feedbackinstrumenten (z.B. Führungskräftefeedback, 360°-Feedback und Mitarbeiterbefragung) ermöglicht es dem Unternehmen ein umfassendes Bild davon zu erhalten, wie die Mitarbeitende die Employee Experience wahrnehmen. So können individuelle Fördermöglichkeiten, Weiterbildungsangebote und Benefits entwickelt werden, die die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden steigern.
Die ganzheitliche Ausrichtung der HR-Prozesse und Feedback entlang des Employee Life Cycles – vom ersten Kontaktpunkt auf der Website bis zum Offboarding nach langjähriger Beschäftigung – ist in allen Unternehmen relevant.
Wenn auch Sie sich gerade in einem Prozess befinden die HR-Touchpoints mit Feedback zu optimieren, kommen Sie gerne auf uns zu.
