Mitarbeiterbefragung & Pulsbefragung

Die Mitarbeiterbefragung sowie Pulsbefragung ist in vielen Unternehmen weit verbreitet. Doch jedes Unternehmen stellt andere Anforderungen, so gibt es eine Bandbreite von Zielsetzungen, Einsatzbereiche, Themenfeldern und Handlungsempfehlung für Puls- und Mitarbeiterbefragungen. Je nach Ziel können unterschiedliche Schwerpunkte und Durchführungsformen der Befragung eingesetzt werden. Welche das genau sind, erfahren Sie im Folgenden.

Mitarbeiterbefragungen – Die Mutter aller Befragungen

Mitarbeiterbefragungen sind in den meisten Unternehmen ein fest etablierter Bestandteil des HR-Managements. Laut einer Befragung der größten Unternehmen im DACH-Raum von Frieg & Hossiep setzen fast 90% der teilnehmenden Unternehmen eine Mitarbeiterbefragung ein. Typischerweise haben klassischen Mitarbeiterbefragung einen Befragungszyklus zwischen 1-3 Jahren. Um eine nachhaltige Feedbackkultur zu etablieren, empfehlen wir allerdings einmal im Jahr eine umfangreichere Mitarbeiterbefragung durchzuführen und diese durch 3-4 Puls-Checks pro Jahr zu flankieren. Hierbei ist es wichtig darauf zu achten, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden nicht mit zu vielen Befragungen überhäufen, damit es nicht zu einer Resignation bzw. Frustration kommt.

Mitarbeiterbefragung und Pulsbefragung im Diagramm
Mitarbeiterbefragung und Pulsbefragung

In kleineren Unternehmen werden Mitarbeiterbefragungen seltener durchgeführt. Insgesamt schätzt man die Verbreitung von Mitarbeiterbefragungen im DACH-Raum auf ca. 50-60%. Anders in den USA, Kanada oder Großbritannien, wo Mitarbeiterbefragungen sogar deutlich häufiger vertreten sind. Doch welche Zielsetzungen verfolgen Unternehmen bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen?

Mögliche Ziele und Einsatzszenarien der Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen werden mit verschiedenen Hintergründen eingesetzt und anhand von dieser Befragungsform können Meinungen, Bedürfnisse und Einstellungen der Mitarbeitenden systematisch erhoben werden. Ein sehr weit verbreiteter und traditioneller Einsatz ist z. B. die Steigerung und Abbildung der Zufriedenheit und des Engagements der Mitarbeitenden. Die Befragung alleine führt allerdings noch nicht zu einer erhöhten Zufriedenheit, denn es kommt vor allem auf die Art und Weise der Durchführung sowie die Folgeprozesse an. 

Doch das ist bei weitem nicht das einzige Ziel. Weitere Ziele könnten sein:

Messung von Arbeitszufriedenheit:
Dies liefert ein allgemeines Stimmungsbild oder ein Stimmungsbild in Bezug auf bestimmte Kernaspekte der Arbeit (zum Beispiel Zufriedenheit mit der Führungskraft).

Erhebung von Mitarbeiterbindung:
Hier kann erhoben werden, wie stark die emotionale Bindung an die Organisation ist, um daraus Implikationen für die Wechselbereitschaft abzuleiten.

Messung des individuellen Arbeitsengagements:
Dadurch kann die Leistungsbereitschaft und Begeisterung bei der Arbeit identifiziert werden.

Prozessoptimierungen:
Mit einer Mitarbeiterbefragung können gezielt die Abläufe von Arbeitsprozessen abgefragt werden. Dadurch lässt sich anschließend ableiten an welchen Punkten im Prozess noch Optimierungen vorgenommen werden können, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird.

Intervention:
Durch die Kommunikation von Werten und Unternehmenskultur wir der Dialog innerhalb eines Betriebs angeregt und somit können Probleme oder Konflikte vorgebeugt werden.

Kontrolle von Maßnahmen oder Verhalten:
Dies wird meistens nicht direkt an die Belegschaft kommuniziert wird. In diesem Fall ist ein Zeitvergleich sehr hilfreich. Zudem ist es sinnvoll die Ergebnisse aus vorangehenden Befragungen einzubeziehen. Nur so kann ein sinnvoller Folgeprozess erarbeitet werden.

Ein Beispiel aus der Praxis wäre z. B. folgendes:

Unternehmen A führt bereits alle 2-4 Jahre eine Mitarbeiterbefragung durch. Allerdings stellt sich heraus, dass die Auswertungen und die daraus resultierenden Folgeprozesse sehr aufwändig, zeitintensiv und nicht mehr zeitgemäß sind. Nun möchte das Unternehmen ein neue, modernere Befragungslandschaft entwickeln. Die Feedbacklandschaft bestehend aus einer jährlichen Mitarbeiterbefragung, quartalsweisen Pulsbefragungen und anlassbezogenen Mini-Mitarbeiterbefragungen (für bestimmte Teile der Organisation) hat die folgenden Ziele:

  • Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden sollen Mittelpunkt aller Befragungen stehen.
  • Die regelmäßigen Befragungen sollen Transparenz schaffen sowie potenzielle Handlungsfelder aufzeigen. Dadurch wird die Leistungsfähigkeit der Belegschaft und damit die des ganzen Unternehmens, im Blick gehalten und kontinuierlich verbessert.  
  • Ergebnisberichte sollen einfach und selbsterklärend sein.
  • Etablieren einer Feedbackkultur, in der Befragungen Teil des Alltags sind und schnell verfügbare Ergebnisse zur Zielerreichung beitragen.

Dies ist ein gutes Beispiel, dass jedes Unternehmen individuelle, organisationsbezogene Ziele mit Befragungen verfolgt. Wir möchten hiermit betonen, dass die Erarbeitung der Ziele, die Durchführung der Befragungen und die daraus resultierenden Folgeprozesse gut durchdacht sein müssen, um zu einem nachhaltigen Erfolg zu führen.

Verbreitete Themenfelder von Mitarbeiterbefragungen reichen von Arbeitsplatzbedingungen, Nachhaltigkeit, Weiterbildungsmöglichkeiten, Strategie, Mitarbeiterbindung über Unternehmenskultur, Work-Life-Balance, bis hin zu Changemanagement, Fusionen uvm.

Pulsbefragung als Ergänzung zur Mitarbeiterbefragung

Neben der klassischen Mitarbeiterbefragung gibt es noch viele weitere Feedback-Instrumente, die es ermöglichen Mitarbeitende auf individueller, Team oder Organisationsebene zu befragen. Wie bereits zuvor erwähnt, reichen Mitarbeiterbefragungen mit längeren Zyklen häufig nicht mehr aus, wenn man eine digitale Feedbacklandschaft etablieren möchte. Gerade deshalb ist die Pulsbefragung eine sinnvolle Ergänzung zur klassischen Mitarbeiterbefragung.

Pulsbefragungen unterscheiden sich im Wesentlichen dadurch von Mitarbeiterbefragungen, dass sie deutlich kürzer sind und in häufigeren Abständen durchgeführt werden.

Durch die mehrfache Durchführung von kompakteren Umfragen, können auch kurzfristige Entwicklungen und Stimmungsschwankungen in der Belegschaft erfasst und adressiert werden. Die Berichterstattung sowie der gesamte Vor- und Nachbereitungsprozess sind oft schlanker.  

Mögliche Ziele und Einsatzszenarien der Pulsbefragung

Die Zielsetzungen bei einer Pulsbefragungen sind dabei ähnlich zur Mitarbeiterbefragung. Um Glaubwürdigkeit und Relevanz zu signalisieren, müssen Befragungsergebnisse zeitnah zur Verfügung gestellt werden. 

Die übergeordneten Ziele von den meisten Pulsbefragungen sind das kontinuierliche Erfassen der Perspektiven der Mitarbeitenden und die direkte Auseinandersetzung damit in zeitnahen und partizipativen Folgeprozessen 

Ein konkretes Einsatzszenario von Pulsbefragungen ist die Begleitung eines Veränderungsprozess im Unternehmen.
Ein Beispiel aus der Praxis wäre z. B. der Kulturwandel einer Organisation in Richtung Agilität. Der große Vorteil: die Belegschaft wird konstant über Entscheidungen oder Veränderungen informiert und einbezogen. Dies führt zu einer partizipativeren Unternehmenskultur.

Mitarbeiter- und Pulsbefragungen haben häufig ähnliche Themenfelder. Pulsbefragungen ermöglichen es zudem unterschiedliche Schwerpunkte zu setzen und einzelne Themen zu beleuchten.

All das sind natürlich lediglich Beispiele und Ziele sind je nach Unternehmen individuell zu betrachten.

Handlungsempfehlung und Fazit

  • Ziele von Mitarbeiterbefragungen und Pulsbefragungen ähneln sich stark.
  • Sowohl Mitarbeiterbefragung als auch Pulsbefragung haben Vorteile und sollten in einer ganzheitlich aufeinander abgestimmten Feedbacklandschaft gemeinsam eingesetzt werden.
  • Wichtig: Überladen Sie ihre Mitarbeitenden nicht mit Fragebögen. Dies führt zu Frustration und Resignation.
  • Durch wechselnde Themen und gut gewählte Abstände zwischen Befragungen, können Sie sichergehen, dass Ihre Mitarbeitenden an allen Befragungen teilnehmen.
  • Werden Sie durch die Umfrage auf ein Problem aufmerksam? Dann ist Handeln angesagt. So stärken sie das Vertrauen und die Loyalität ihrer Mitarbeitenden.

Sie führen schon Mitarbeiterbefragungen durch und möchten Pulsbefragungen ergänzen oder Sie haben Interesse eine digitale Feedbacklandschaft aufzubauen? Mit langjähriger Expertise im Bereich Feedback und Mitarbeiterbefragungen können wir Sie beim Aufsetzen einer Feedbacklandschaft, die zu Ihrer Zielsetzung passt, unterstützen.

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